L'identification des besoins en compétences relève du challenge pour les responsables en formation.
Il s'agit, d’une part, de trouver les bons outils pour repérer les besoins en formation, tant au niveau individuel que collectif. 
Il s’agit aussi de prioriser les besoins en compétences selon leurs pertinences pour la performance de l'entreprise, sans pour autant négliger les besoins non comblés au niveau des pratiques professionnelles individuelles. 

De la réussite de l'identification des compétences manquantes à l'entreprise dépend donc de la cohérence du plan de développement des compétences que présente le responsable de formation à son comité d'entreprise. Voici un court résumé des enjeux et des astuces à mobiliser pour performer dans ce domaine. 

 

Pourquoi procéder à l'identification des compétences ? 

Les salariés d’une entreprise ne réalisent pas toujours leurs besoins en formation. Pris dans leur quotidien professionnel, ils mesurent rarement l’impact de l’actualité et des évolutions techniques et technologiques sur leurs métiers
Les collaborateurs n’attribuent pas toujours leurs difficultés à un besoin de formation

C’est donc au responsable de formation de mettre en place un système de veille suffisamment performant pour identifier les besoins en compétences.
Il s’agit, dans tous les cas, d’identifier le gap entre les compétences réelles du personnel et celles dont il aurait besoin pour atteindre ses objectifs. 

Le responsable de formation procède ainsi à une analyse en 5 étapes : 

  • Quels sont les projets prioritaires de l'entreprise ? 
  • Quels sont les missions et les objectifs prévus par ces projets ? Les collaborateurs peinent-ils à les réaliser ? 
  • Quelles sont les problématiques de rendement rencontrées quotidiennement par chaque employé ?
  • Quelles évolutions métiers justifient d’envisager de nouveaux besoins en compétences ? 

Cette analyse réclame la mise en place en amont d'une veille informative sur l’actualité de chaque métier de l’entreprise.
Elle demande aussi un important travail de collecte de données en interne.
Les besoins en compétences qui découlent de ces informations permettent de construire un plan de développement de compétences rentable et pertinent pour la performance des équipes. 

 

Comment procéder à l’inventaire des besoins en compétences ? 

Pour réussir l’état des lieux des besoins en compétences, le responsable de formation doit adopter le point de vue d’un acteur externe à la société.
Cette démarche aide à saisir l'entreprise comme une globalité, avec ses forces et ses faiblesses.
Celles-ci découlent généralement de 3 catégories d’information 

  • le besoin actuel en compétences et en savoir-faire, à la fois individuel et collectif ; 
  • l’adaptation des postes de travail aux missions de chaque employé, et plus généralement aux projets de l'entreprise ; 
  • l’investissement ou le manque d’investissement financier dans ces missions / projets / objectifs / postes de travail ; 
  • les besoins futurs en compétences, savoir-faire, postes de travail et financements. 

Le choix des outils dont se sert le ou la responsable de formation pour faire l'inventaire des besoins en compétences varie selon les situations.

Il s’agit de choisir une ou plusieurs solutions adaptées aux particularités de l’entreprise, mais aussi aux habitudes des employés en termes de collaboration et de communication.
Le responsable de formation a le choix entre le fait de passer par un questionnaire ou par les traditionnels entretiens professionnels

 

Comment classer les besoins en formation détectés ?

Une fois l’état des lieux des besoins en compétences réalisé, reste à analyser cet inventaire pour identifier les compétences cibles à développer en priorité.
Seules ces compétences prioritaires rentrent dans le cadre du plan de développement des compétences

Ce classement doit donc se faire selon deux critères : rentabilité et urgence.
Quelques astuces permettent une priorisation efficace des besoins :  

  • Rangez les actions de formation que vous envisagez comme on classe les risques de l’entreprise, c’est-à-dire en fonction de leur urgence et de leur impact.
    Une formation urgente et déterminante pour la réussite d’un projet doit ainsi passer devant une formation pertinente, mais pas très pressée.
    De la même façon, certains employés méritent, au vu de leurs métiers, d’être formés rapidement sur certaines compétences cibles.
    Pourtant, l'acquisition de ces compétences ne représente pas une plus-value pour le projet, ou n'est pas rentable pour l'entreprise. Elle ne doit alors pas être priorisée dans votre plan de formation.
     
  • Priorisez les actions de formation qui entrent dans le cadre de la politique de formation de l'entreprise.
     
  • Différenciez les formations urgentes et rentables prévues par votre plan de développement des compétences de celles qui rentrent dans le cadre du CPF, de votre opérateur de compétences ou des fonds mutualisés. 

Pensez, enfin, à vous engager personnellement à ce que les actions de formation validées et non-validées soient communiquées en interne.

Prenez le temps d’expliquer vos critères de classement, en les croisant avec la stratégie globale de l’entreprise.
Insistez sur les pistes secondaires (OPCO, CPF etc.) qui permettent de couvrir les besoins en compétences identifiés, mais non-couverts par le plan de développement des compétences.