L’entretien professionnel n’est pas en soi un exercice figé.
Ce n'est pourtant pas non plus une discussion banale, vu qu’elle se structure autour de thèmes clés. 

Bien qu’aucune règle ne soit imposée en matière de guide d'entretien, celui-ci reste stratégique. 
Il représente les priorités stratégiques de l'entreprise et le mode de management qu’elle veut incarner. 

La fiche d’entretien permet en outre de simplifier le recueil des réponses du collaborateur et leur traitement.
Elle doit à la fois structurer l’échange et faciliter son analyse.

C’est aussi un fil rouge pour celui qui mène la procédure, qui lui assure de n’oublier aucune question tout en boostant ses capacités d’écoute. 

Quels thèmes pour le guide d’entretien professionnel ?

Le guide d’entretien professionnel organise l'échange avec le collaborateur de façon structurée.
Il doit être suffisamment bien construit pour que l’employé ne pense pas, comme c’est parfois le cas, qu’il n’a rien à dire.
Il doit l’aider à prendre du recul sur son quotidien pour échanger sur sa situation professionnelle globale

En ce sens, un certain nombre de thèmes sont indispensables au guide d'entretien : 

  • le bilan de son parcours professionnel et des formations suivies ;
  • ses souhaits et motivations pour le futur
  • la comparaison de ceux-ci avec les besoins de l’entreprise
  • ses besoins en formation et en développement des compétences
  • son projet d'utilisation du droit individuel à la formation
  • la définition d’un plan d'actions de formation basé sur les dispositifs mobilisables et la formation hors du temps de travail.

Rappelons, en outre, que le guide d’entretien s’associe efficacement à un canevas de conduite de l’entretien professionnel.
Celui-ci supporte la personne chargée de l’entretien dans sa tâche, qu’il s’agisse de l’employeur, du manager, du chef d’équipe ou du directeur des ressources humaines. 

Article connexe : L'évaluation des compétences en entreprise

Ce canevas peut ainsi prévoir des phases, comme l’accueil du salarié, le temps d'échange, la synthèse et la conclusion. 
Ce schéma de déroulement permet de maîtriser l’écoulement du temps pris sur le quotidien du collaborateur : 2 heures en moyenne, dont trente minutes de conclusion.

Le canevas peut aussi récapituler les questions importantes à aborder : est-ce que l’employé maîtrise les différentes modalités d’accès à la formation ? A-t-il réfléchi à l’utilisation du DIF ?

 

Quels critères pour un guide d'entretien réussi ?

Le guide d’entretien doit en outre prévoir le cadre qui permet le développement d'un dialogue serein. 
Les questions doivent donc attendre des réponses factuelles.
Il s’agit d’éviter les jugements de part et d'autre, les règlements de comptes et les rumeurs.

L’entretien professionnel n’est pas l’entretien d’évaluation, les remarques ne sont donc pas les bienvenues.
Le guide d’entretien sert aussi à rappeler ce contexte, l’objet de la rencontre, son contenu et les modalités de son déroulement. 

Pour que le dialogue soit réellement constructif, il faut par ailleurs que la personne qui conduit l’entretien soit dans une position d’écoute. 

La fiche d'entretien doit donc être construite pour favoriser ce positionnement : 

  • permettre de cocher des cases sans prendre trop de notes ; 
  • prévoir des questions ouvertes ; 
  • partir de questions générales pour déboucher sur des questions complémentaires, qui renvoient elles-mêmes vers des questions de clarification ;
  • prévoir des questions de clôture, pour vérifier l’accord des deux parties sur le contenu de l’échange. 

Pour que le guide d’entretien professionnel soit réussi, il faut aussi qu’il soit à la fois assez souple pour favoriser l’expression libre du collaborateur, et assez formaté pour faciliter son traitement.
Il s’agit, effectivement, de simplifier l’obtention de données comparables, capables de représenter des tendances en termes de demandes de formation et d’évolution professionnelle.

Une fiche pour préparer l’après-entretien

La principale utilité du guide d’entretien réside par ailleurs dans son traitement.
Le suivi de l’entretien nécessite d’élaborer certains documents, qui s’appuient tous sur la fiche d’entretien : 

  • étude des réponses du salarié et de ses souhaits ; 
  • croisement avec la politique de formation et les projets de développements de l’entreprise ; 
  • définition d'un plan d'actions de formation, de tutorat, de validation des acquis d'expérience et d’un planning de réalisation ; 
  • compte-rendu de l’entretien afin de faciliter la prise de décision RH ; 
  • transmission des résultats auprès de l’employeur.

La fiche d'entretien sert effectivement de support principal à la formalisation du compte-rendu d’entretien.

Ce document est particulièrement précieux, car il incarne le principal recours de l'employé en cas de demande de révision de l’entretien professionnel.
Cette procédure de révision est détaillée par l’article 6 du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010.

Voir également : Grille d'évaluation des compétences : définition et construction

Par extension, le guide d’entretien permet aussi de préparer l’élaboration de documents plus transversaux : 

  • plan de formation de l’année suivante, inspiré des besoins de croissance de l'entreprise comme des demandes d’évolutions professionnelles des collaborateurs ; 
  • gestion du DIF
  • bilan du mode de réalisation des entretiens ;
  • information des représentants du personnel quant aux conditions générales de déroulement des entretiens ; 
  • préparation de la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, GPEC.